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邦永PM2项目管理软件在系统集成行业中的全面应用

作为专业的弱电系统工程承建商,名特网络公司拥有先进的管理理念和管理体系。随着同时在建项目不断增多,协调各个项目及公司各个职能部门...

云南亚太环保PM2运用案例

运用PM2项目管理系统能把公司各部门的数据进行汇总,主要完善了企业内部的管理,完善了各部门之间的流程做到统一化,通过报表的形式体现...

大型零售企业的项目管理系统案例

 

一、提升质量,优化管理

 

某大型零售型企业是亚洲领先的保健及美容产品零售商,业务遍布10个亚洲市场,包括中国内地、香港、台湾、澳门、新加坡、泰国、马来西亚、菲律宾、南韩及印度尼西亚,经营着超过2,200家个人护理店及超过900家药房。目前,该大型零售型企业已是中国最大规模的保健及美容产品零售连锁店之一。近年来,随着店铺发展的需要,某大型零售型企业对店铺发展部提出“提升质量、降低造价、缩短工期、提升设计、确保供货、完善流程”的要求。

 

二、店铺发展部管理分析

 

某大型零售企业店铺发展项目管理系统是一个比较智能化的系统,它通过数据的网上传送,无纸化的办公,简化部门内部的工作流程,降低手工工作量,提高工作效率,同时实现了总部与区域之间的快速、高效沟通。该店铺发展项目管理系统主要包括四个部分:项目管理(过程与进度控制)模块、工程造价管理模块、物料订单及付款管理和数据库(包括店铺设计及资产管理数据库、工程造价信息数据库及物料价格数据库、承包商及供应商数据库等)。该店铺发展项目管理系统与PDS(店铺开发系统,就是通常说的网点系统)/BPM之间有接口,数据可自动导出导入,同时该系统内的数据与PDS相连接并保持关联一致;另外经过BPM审批后的数据及时间节点记录,可自动导入该项目管理系统作为工程控制及KPI的原始数据(保存于数据库内)。该项目管理系统主要解决以下问题:项目管理(过程与进度控制)、工程造价管理、物料订单及付款管理。在此基础上相应建立以下数据库:店铺设计及资产管理数据库、工程造价信息数据库(包括各城市、各省、各区及全国平均综合单价、材料单价、人工单价等等)及物料价格数据库(各种物料历史及最新造价信息)。该项目管理系统会相应自动生成一系列常用的报表。生成的报表可用不同的格式导出(如Excel,PDF 等)。

 

三、某大型零售企业项目管理系统一期建设分析

 

供应商管理

作为整个系统的供应商信息库,在信息库中可查阅供应商的财务信息、联系人信息等相关资料,过往项目的情况完成情况及评分情况等。供应商系统加入新供应商评审机制,审批合格供应商才能进入信息库中。

招标管理

招标管理作为该项目管理系统的重要一个环节,涵盖整个招标过程,由招标计划制定到邀标、唱标、评标、定标全过程都在系统中进行。并且加入每个环节都进行审批,严格控制招标每一个步骤。

 

 

合同管理

合同子系统不单单作为店铺发展部的系统,还拓展到整个公司使用。主要控制合同草拟到会签整个过程。对于合同的草拟过程以及会签过程都由不同的审批流程进行控制。最终审批完成后自动形成会签表格并将合同进行分类统计汇总。

 

四、共赢、发展

 

某大型零售企业项目管理系统第一期的成功上线,不仅使店铺发展部的管理水平得到了有效提升,同时也增强了该企业在零售行业的综合竞争优势。在项目管理系统实施的过程中,邦永科技工作人员专业、负责任的工作态度赢得了该大型零售企业高层领导与员工的一致认可与高度评价。邦永科技将通过该项目管理系统的全面应用,进一步深化对连锁企业项目管理的理解,从而为邦永科技新产品线的补充奠定坚实的基础。

 

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PM2项目管理系统在中石油四川销售有限公司案例分析

 

一、公司简介

 

中国石油四川销售分公司是中国石油天然气股份有限公司在四川设立的成品油销售直属分支机构,主要从事成品油批发和零售经营业务,其前身是四川省石油公司,成立于1952年8月。目前,公司下设20个市州公司,现有员工15000余人,公司资产总额34亿元,拥有在用油库27座,总库容70万立方米,加油站近1500座,年销售成品油350万吨。 公司始终坚持“奉献能源,创造和谐”的企业宗旨和“诚信、创新、业绩、和谐、安全”的核心经营管理理念,全面履行国有企业的政治责任、经济责任和社会责任,不断深化改革,加强管理,开拓市场,经营规模持续扩大,销售网络快速扩张,竞争能力和盈利能力明显增强,企业步入了持续有效快速发展的新阶段,有效保障了四川成品油市场的稳定供应,为四川经济社会发展建设作出了应有的贡献。

 

二、项目背景

 

近年来,随着成品油零售市场竞争格局的日趋复杂和竞争态势的不断升级,加油站、油库及高速公路服务区等营销网络的开发建设成本迅速攀升,项目投资决策难度和成本控制压力越来越大,如何通过优化项目设计和加强过程管控来提高工程建设精细化管理水平,达到缩短工期、降低成本、提高质量、保障安全的建设目标,已成为工程建设管理面临的重要课题。

2008年以来,项目的投资额度也越来越大。随着公司经营规模的不断增长,营销网络的开发建设任务还将进一步加大,给工程建设管理工作提出了更高的要求。规模的增长必须有营销网络的支撑,一方面是开发新的网点,另一方面是对已有网点进行升级改造。在高成本时期发展网点,不仅要努力控制前期的开发投入,更要通过优化方案设计和强化过程管控来降低建设成本。通过深化信息化应用,构建投资概算、投资估算、工程预算分析模型,建立项目过程控制自动监控及预警体系,对实现前述目标是非常必要的。

 

三、系统实施必要性

 

根据省公司领导指示和精细化工作安排、为加强投资与建设项目论证、审批及施工环节的管理,由销售公司规划计划处和工程建设处牵头,共同开发了销售公司投资与建设项目管理系统。经过一年多时间的开发完善,已具备推广使用条件。

    搭建集中统一的投资与建设项目管理平台,满足省销售公司及各个分公司协同工作的需要;
    覆盖省公司全部投资建设项目,对项目进行全生命周期过程管理;
    有效规范业务流程,实现数据透明共享;跟踪项目具体决策过程,提高项目实施质量;
    按国际通用的项目管理系统架构设计项目管理模块,实现对工期、成本、质量、安全等四要素的动态管控;
    汇总统计分析图表,为省公司及各个分公司管理层提供决策支持;

 

四、建设目标及应用效果

 

投资项目管理系统实现了对中国石油四川销售公司及下属公司日常项目管理的各个环节的管控,从项目前项推荐到项目验收付款整个流程精简高效快捷的处理让公司各部门大大减轻了工作量,其中作为专门为中石油四川销售公司定制的“工程管理”模块,由于其特别灵活和方便的思想及人性化的设计,让公司各部门轻松而又详细的管理好项目现场各项事务,随着管理系统的深入应用,公司信息化的优势越来越被人们认可。

 

 

上图为中石油四川销售分公司工程管理模块及工程款项申请流程的简图,其中工程管理模块人性化的设计让各部门的工作量大大减少,系统对招标控制价、合同价及工程结的管理让公司管理者能够轻松的对比项目各个阶段的成本与实际费用,邦永PM2项目管理软件特别加入与常用办公软件(如word、Excel等)的互相导入导出的功能,方便各操作人员轻松的导入项目各个阶段的工程量,同时结合石油公司的特点,更创造性的设计了通过导入合同价就可以自动生成实际进度计划的功能,在减轻用户工作量的同时,也保持着与其它常用软件(如MS PROJECT)之间数据交的换功;另外,系统会对即将导入的合同价工程量进行全面详尽的校验,将客户有可能在以后因为导入格式原因出现各种问题的弊病从源头上根除,在用户填报实际进度时,系统也会计算已填报的工程进度,如果判断某条工程量超过合同价的工程量,系统会提示用户哪些工程量超标,直到用户修改到正确,如下图合同价工程量导入及实际进度填报超过合同价而提示的界面:

 

 

上图为合同价工程量导入操作界面,在系统确认导入的数据无误之后,用户可以通过点击“确认并生成进度计划”生成项目的进度计划。

 

 

上图为导入合同成本数据之后的界面,在用户确认无误并关联了合同之后,可通过点击“确认并生成进度计划”生成一个初始的进度计划,如下图:

 

 

 

上图为用户填报实际进度,系统会自动预警用户哪些工程量已经超标;此外,邦永PM2项目管理软件根据中国石油四川销售公司自身的需求,为其定制开发了具有其自身特点的质量、安全模块,让用户能够将平时常用的质量、安全标准文件通过其它格式导入系统,在减轻用户工作量的同时,又能保证数据传递的准确性,同时,用户可以在系统中自定义多种质量、安全的检查等级分类,在安全模块中,用户特别加入了“明察暗访”的功能模块,领导可能通过此模块以下属二级公司的安全明察暗访情况进行查看,并可以实时查看暗访的相关附件。如下图分别为:质量的关键点检查单、安全的安全风险检查单以及明察暗访计划和汇总表界面。

 

 

投资项目管理系统已经在全省的二十多个各个分公司全面应用、下属的地市、区县的全部在建工程,取得了良好的经济效益和社会效益。

 

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爱慕集团实施案例分析

 

项目背景

 

总部位于北京望京科技园的爱慕集团,在20年的发展历程中,连续多年被中华商业联合会监测为中国内衣市场综合占有率第一位。到2010年,爱慕集团在北京及苏州拥有两处生产基地,旗下拥有的品牌及产品线包括:Aimer、Aimer Home、Aimer Sports、Aimer Kids、LA CLOVER、BECHIC、MODELAB、IMI'S、Shine Love、Aimer Men、BODYWILD、皇锦、Nature's Gift、爱慕定制。各个品牌由各自的品牌事业部进行独立运营。为了保证市场占有率,爱慕集团在全国主要城市,建立起了包含五千家直营专柜、上万家经销专柜的销售终端体系的。

每个终端都经历着首次装修、移位、原地装修、面积扩大等装修支出。爱慕集团每年投入的巨额的费用来运维如此庞大的销售终端体系。伴随着爱慕集团业务的快速发展,公司对终端装修管理提出了更高的信息化要求。

 

项目启动

 

经过多次沟通,最终选择由北京邦永科技有限公司负责开发“终端装修项目管理平台”。

实现业务包含:

    1)实现终端基础装修与专柜制作的信息确认及预算费用申请;

    2)装修增补及日常杂费申请;

    3)终端灯片采购申请;

建立预算控制体系:

    1)年度装修预算金额与实际装修费用申请金额的实时对比;

    2)装修费用申请金额与结算金额的实时对比;

    3)年度灯片采购预算金额与实际灯片采购金额实时对比;

数据共享:

为集团BI系统提供装修基础数据,将装修成本摊分到各终端销售成本中。

 

实施过程

 

3.1 需求调研阶段:

项目启动后2周内,我们完成了对装修业务涉及的主要部门的调研工作。

设计监理部作为专柜制作与基础装修业务的主体,负责接受分公司业务发起的专柜制作与基础装修立项申请;组织装修公司报价;督促装修按期完工;接受分公司业务反馈装修质量;按月与装修公司结算装修费。

综合采购部作为终端灯片采购业务的主体,负责接收分公司业务发起的灯片更换申请;根据框架协议,通知广告公司完成灯片配送工作;按月与广告公司结算灯片采购费。

3.2 业务分析阶段:

针对需求,我们整理出详细的业务过程图:

3.3 平台实现

在PM2总包版的标准功能中,对项目、合同、费用的业务流程设定严格遵循项目管理基础理论。此次爱慕集团的终端装修项目管理平台实现方案中更多的融入了企业特点:

1) 90%的表单界面通过自定义平台进行了重构;

终端装修主要是专柜制作以及很少部分的基础装修。不同于标准的项目管理,所以标准软件中的界面内容很难适用。我们根据调研得到需求,将界面进行二次设计。在保证数据关联的基础上,简化了操作并保证整体业务过程的顺利实现。

2) 与公司内部OA系统平台数据共享;

爱慕集团拥有一套稳定的内部OA系统,管理人员习惯在此系统处理各类审批信息。为了保留管理人员的审批习惯,我们通过技术手段将装修项目管理平台中的待审批事项推送到OA系统中,使得所有管理人员很快的适应新平台。

3) 与公司销售ERP系统数据互通;

爱慕集团的终端开户申请都是通过销售ERP系统来管理,为了保证终端在各类平台中的信息一致,我们通过建立中间数据库,完成了ERP数据与新平台在终端ID与属性信息的同步;

4) 为集团BI提供数据支持;

新平台规范了装修费用数据的数据格式,完成了2014年至2015年历史数据的导 入工作,使得公司BI平台能够顺利抓取相关信息。

 

实施总结

 

  • 传统OA软件提供的表单数据录入太过自由,不同表单之间只能通过流程加签进行关联。基于数据元间的关联性几乎没有,难以达到管理控制要求。
  • 繁重的数据统计工作,由于没有很好的平台支持,面对管理层的数据要求,业务人员显得非常无奈。而且手工整理的台账又存在数据格式、录入错误的问题。
  • 传统OA软件中无法覆盖所有审批情景,而且组织机构调整来的对审批过程的影响十分巨大。最后只能将审批控制弱化,允许比较开放式的“加签”与“转发”,审批过程过分依赖于审批人去选择。PM2项目管理平台中的协同办公模块,采用基于角色的审批过程设置,不再依赖组织机构。审批过程可以根据表单内容、制单人角色等进行判断,完美覆盖各类审批情景。
  • PM2项目管理平台展现出足够的灵活性,不仅能应对不同的行业要求和企业特点,还能兼容其它系统平台。避免企业信息系统间数据不共享导致的数据重复录入工作与数据无法匹配的问题。
  • 自定义平台,能完成基于系统整体框架下的新需求实现,不仅杜绝二次开发时对软件其他功能的影响,而且经过培训,系统管理员完全可以自行进行需求开发实现,摆脱了对原厂商的过度依赖,使企业信息化更加灵活、便捷。

 

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