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邦永PM2项目管理软件在系统集成行业中的全面应用

作为专业的弱电系统工程承建商,名特网络公司拥有先进的管理理念和管理体系。随着同时在建项目不断增多,协调各个项目及公司各个职能部门...

云南亚太环保PM2运用案例

运用PM2项目管理系统能把公司各部门的数据进行汇总,主要完善了企业内部的管理,完善了各部门之间的流程做到统一化,通过报表的形式体现...

邦永PM2高校基建版在清华大学的成功应用

 

一、 清华大学基建规划处介绍

 

清华大学基建规划处是学校校园规划和基本建设的管理机构,负责学校基本建设项目的具体组织和实施。

全处设综合办公室、总工办、规划室、工程前期科、造价管理科、合同管理科、工程建设科七个职能科室。近年来,基建规划处不断开拓创新,深化体制改革,实行项目经理负责制,推行弱矩阵式项目管理模式,即根据工程建设项目的特点,成立项目管理部行使工程实施过程中具体的组织和管理职能,项目管理部受处务会的领导,在基本建设项目实施过程中具有执行权,其余科室按照各自职能分工,分别负责基本建设工程项目各实施阶段的具体工作。项目管理部一般设置项目经理以及土建、暖通、电气专业工程师,根据项目的大小以及难易程度,可以增设项目副经理与增配专业工程师,或者由项目经理兼任某专业工程师。

基建规划处始终秉持“无私奉献、追求卓越”的工作理念,为清华大学的校园规划和基本建设作出积极的贡献,为学校的人才培养和学科建设提供有力保障。

 

二、 基建项目管理系统建设目标

 

以项目管理为核心,以掌握项目主要环节进度、控制项目成本、提高运作效率和管理效果为目标,从项目前期报批、招投标管理、合同签订及执行管理、材料设备管理,到施工与验收管理、工程决算的整个过程进行全面的掌握与控制,在这个过程中,资料的产生与管理也融汇其中。

 

三、 清华大学基建规划处的需求

 

1、信息传递

实现沟通信息管理,基于业务的审批传递结果把相关科室工作统一到一个平台协同工作,同时实现工作结果主要资料的整理和查阅,减少物理浪费和时间浪费,提高工作效率和效果。

2、投资控制与造价管理

关联项目核算体系,自定义成本估算依据,生成成本估算表,在项目执行过程中,将其细化为成本执行目标,通过对项目投资估算、计划书预算、合同签订、合同执行、结算情况的跟踪管理,不仅根据各项信息汇集汇总形成项目总体财务决算信息,同时便于随时进行成本控制,随时了解工程总造价及单方成本,以及对各类成本构成进行造价分析,为管理决策提供依据。

3、招投标管理

根据项目计划书制定采购计划,按照采购计划中的招标计划将招标公告、投标单位信息、评标结果予以体现,招标文件、中标单位投标文件能够查询。

4、合同签订与支付管理

根据合同制定与执行情况,一方面实现合同单位、合同金额、合同变更、合同付款等关键信息的记录,一方面实现项目资金计划对合同签订、合同执行的控制,并能多层次进行合同管理,按不同需求生成合同报表,供不同管理者随时了解合同基本信息,通过生成的合同台帐、分类汇总表、合同款统计分析、合同变更统计等从多个角度全面掌握合同执行状况。

5、材料与设备管理

针对各类供货进行管理,建立材料设备信息库、供应商信息库,进行供应商材料设备比价。通过掌握的大量供应商的材料设备信息,了解企业供货能力、价格水平;通过多层次认价管理,按不同需求汇总显示,实现不同角度对项目材料设备使用、认价统计分析。

6、项目进度管理

对项目主要进展结果进行管理(前期、施工、验收),通过甘特图、网络图、工作日历、逻辑图等图形工具从不同侧面展现项目计划与实际进度,及时反映项目进展情况,与计划进行对比发现偏差,为项目跟踪、评估、付款、决策提供基础。

 

四、 软件应用规划

 

根据清华大学基建规划处的业务的需求,合同规定购买的PM2模块包括:协同办公(OA)、项目进度管理、物资采购管理、项目合同管理、成本投资管理、资金管理、招标管理、档案资料管理。此次实施采取的是:整体规划、分步实施模式。

 

 

所有的用户都在同一系统平台上进行操作,实现信息共享,互相配合。各个单位在本单位完成自己的日常业务,所有数据保存到网络信息中心。既保持了原有处理日常业务模式,又满足数据集中、信息共享的要求。能方便、轻松地实现报表的查询、打印、分析、汇总,为管理者的决策提供有效的依据。

清华大学基建规划处网络拓扑图:

 

 

五、 整体解决方案

 

整个系统涵盖项目管理全过程;从业务流程分析,实现业务全过程管理,有效防止业务漏洞,执行过程中对各项业务预警;最终为领导提供全方位的领导监控平台,便于领导统揽全局。

 

 

六、 客户应用价值分析

 

1、项目前期报批管理

为了使校园基本建设的前期工作具有合法性和合规性,在报建过程中,会有很多重要的上报文、批复文件和证书。

将与前期报批有关的程序、计划时间及结果、必要的附件资料及报批结果录入系统,可以按条件生成甘特图,或时间进度一览表。

不仅可以有利于宏观掌握项目报批的进展阶段,而且达到可以随时查询到任何和前期报批有关的过程和结果,利于后续环节利用前期有关报批结果数据。此外,也便于各科室综合掌握信息,前后联系,相互提醒。

具体设置框架为:

 

 

2、项目招标管理

基建项目的招标工作包括招标代理的产生、招标文件的编制、招标信息的发布、开标会议的召开、中标单位的确定等。

将项目部按项目计划书录入的采购计划中的招标部分相关联,一方面掌握招标计划执行情况,一方面达到提醒、配合作用;将招标申请、招标文件范本上传到系统中,简化劳动,规范成果,提高效率;

将公告、招标文件、中标单位投标文件、答疑文件、合同文本放入系统,节约纸张复印,方便不同管理人员随时查询及对比分析;

通过填列招标有关信息,便于随时掌握进度及综合查询,通过企业信息录入,便于宏观掌握各企业情况,为后续资格预审及评价企业情况提供方便。

3、合同签订及履约管理

高校基建项目中,与各级有关单位签订的基本建设合同主要涉及征地、绿化、工程勘察、设计、工程施工、工程委托监理以及工程项目设备和物资购销等方面,合同是工程管理和款项支付的重要依据。

将合同文本嵌入系统,节约纸张复印,方便不同管理人员随时查询及对比分析;通过合同信息录入,能按各种需求分类管理和统计分析,随时控制合同签订金额,保证合同签订控制在项目执行计划范围内;

通过付款情况录入及财务复核,能随时掌握付款进度及资金需求,为关键环节控制、避免漏洞及控制造价提供便利条件;

4、工程施工及验收管理

在高校基建的日常施工管理过程中,及时跟进工程进度,有利于工程管理人员和领导及时做好工程质量、成本、安全等工作内容的监控和管理。

将施工计划、主要节点执行状况及验收结果信息放入系统,一方面加强工作的计划性,另一方面实现方便各方面掌握工程进展情况,突出控制点,加强信息沟通,减少遗漏事项;

此外,能进行实际与计划的对比,发现管理上的薄弱环节,能让更多的科室综合考虑问题。

5、工程竣工结算管理

高校基建项目的竣工财务决算是正确核定新增固定资产价值,反映竣工项目建设成果的文件,是办理固定资产交付使用手续的依据。

将结算结果及分类放入系统,一方面提高信息传递,能将洽商作为合同的补充,方便不同科室管理人员随时查询对比分析,在合同执行过程中付款自动汇总数据,及时提供付款决策支撑依据;

另一方面能让系统自动分类计算造价结果,简化劳动过程,规范成果,提高效率;还能将审计结果作为控制付款的最终依据。此外,将洽商文本放入系统,便于对洽商顺序编号的监督管理。

 

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中国地质大学基建信息化之路

 

中国地质大学是教育部直属的全国重点大学,是国家“211工程”、“985优势学科创新平台”建设项目的大学;是国家批准设立研究生院的大学;是以地球科学为主要特色,拥有地质学、地质资源与地质工程两个国家一级重点学科,理、工、文、管、经、法、教、哲、农、艺协调发展的多科性大学。是我国地球科学和资源环境领域重要的科研中心之一,为促进地球科学的发展和满足国民经济建设对资源环境的需求做出了重要贡献,并在国际地质学界日益发挥着积极的影响。

中国地质大学(武汉)基建处(下称基建处),是承担学校基本建设任务的职能部门,在服务学校基础建设发展上,担当着重要角色。

一、各科室协作办公

中国地质大学(武汉)基建投资每年都达数千万元人民币之巨,基建处对项目的信息化管理诉求与日俱增。虽然组织结构不是很复杂,但是基建项目管理的数据量非常大,纸质文件的来往压力不小。

上线PM2后实现了文件传送和监控作用,除领导审签和报备文档的一份原件为纸质资料外,其他全面了实现无纸化信息传送,各类文件和审批意见以文档和图片格式在该系统内传输,并以系统记录的传输信息代替现行的签收手续,并以此信息作为执行依据。这样可以减少流程、提高效率、节约环保。

邦永公司PM2项目管理系统中的协同办公系统,为各科室项目沟通和日程办公沟通带来了便利。工程合同评审,采购合同评审,红头文件流转,办文收发,费用报销流程,材料询价信息上网,招标资料、工程资料流转,归档,模糊查询等这些原本线下运动的业务流程,全部搬到线上,统一了办文模板,方便发起人填写申请,审批人快速审批,后来的快速查询,基建处沟通高效,透明。而且近期公司推出了办公移动应用系统,支持安卓和苹果移动设备。从此以后,信息化办公不局限于守着电脑,随时谁地通过移动设备登入系统,处理相关事项。

二、项目工期管理

基建处项目主要包括教学楼,科研楼,学生宿舍,运动场等,由于项目的特殊性,对项目的交付时间都卡的比较死。为了能按期交付项目,借力先进的项目工期管理系统,无疑是上上策。

通过PM2系统学校基建的日常施工管理过程中,能够跟进工程进度,包括可以查询新建项目主要进度节点,通过网络图、工作日历、逻辑图等图形工具从不同侧面展现项目计划与实际进度,及时反映进展情况。

对于基建项目进度信息如:项目名称、合同名称、工程进度报量日期、本次完成工程量、累计完成工程量、累计完成百分比(按投资构成:征地拆迁、勘察设计、水电增容、市政配套、建安工程、设备购置、其他费用、材料采购)、工程形象进度描述、工程形象进度电子扫描件、收货单扫描件、四方竣工验收单扫描件及其他阶段性重要成果扫描件等工作进行了实时的管理。

三、项目资金(成本)管理

基建处接收的很多资金都是专款专用,并且有比较严格的拨付计划。PM2项目管理系统,运用合约规划和项目费用分摊机制,很好的解决的了项目资金流向计划,实际流向,和差异分析的问题,做到了实时查看资金走量,走向,改变了传统的事后核算,实现了事中控制。

四、资料管理

因为资料多,繁,杂,基建处设立了独立的资料管理室,主要负责资料的分类,归档,查询。没有资料数据库的时候,靠手工调阅这些纸质版的资料,耗时耗力。现在依靠PM2项目系统建立了基建处的资料数据库,而且这个资料数据库的逻辑关系是多维的,不是简单的存放在系统磁盘上。比如一份合同电子档资料,如果是仅仅存放在电脑磁盘,则他的检索条件只有档案名称,显然这远远不能满足要求。但是在PM2资料数据库,我们则可以通过资料分类、合同隶属项目、资料等级,资料权限等条件模糊检索,能瞬间从数以万分的资料库中找到自己想要的资料,而且用不丢失。

通过完善的资料库,建立了详细的基建档案:包括已建工程、新建工程、维修改建工程的电子档案。

以栋为单位,建立了建筑电子档案,包括工程资料,维修资料等。在档案中反映每一项维修项目的地点、时间、维修内容、施工方案、负责人员,从宏观上统计每栋楼的维修成本,从微观上分析施工方案、施工质量的优劣,利于编制类似项目的最优施工方案,且有利于新同事尽快上手。

以项目为单位,全面记录项目全过程的相关信息:把工程的各项文件和学校领导的批复的文件及时上传到系统平台上。反映了项目申报、审批、变更等决定记录。

五、使用感受

以前开会的时候,施工单位报告工期进展,每人发一大本资料。现在开会,只需打开邦永系统就可以了。

--- 基建处张处长

 

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北京工业大学案例分析

 

一、系统建设目标

通过基建项目管理信息系统平台,将主校区和各分校区的二级申报机构、基建修缮处纳入到统一的共享平台中。通过这个平台实现基础设施改造项目的网上申报、会签、批复、通知等功能。解决历史未批复改造项目转次年改造项与新增次年改造项目无法区分问题、相同改造项目反复申报无法辨别等问题。

实现校园电子地图建设。园区建筑物电子地图标注、道路标注、管线标注、建筑物改造项目总览、道路改造项目总览、管线改造项目总览为校领导提供一个简单、清晰、易懂,明确的图形分析平台。省去校领导计算机安装相关工具软件(如:CAD软件)的维护工作,避免相关校领导由于不懂工具软件使用而带来的种种问题。

二、系统功能展示

1.  次年项目申报

二级机构相关负责人申报次年改造项目信息。

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打印次年项目申报单签字确认及备案。

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2.  三年计划申报

二级机构相关负责人申报三年计划改造项目信息。

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打印三年计划申报单签字确认及备案。

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3.  校园总览

1) 建筑总览

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根据改造内容查询改造项目

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根据改造项目查询改造内容

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2) 道路总览

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3) 管线总览

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三、系统应用成果

基建项目管理信息系统平台,系统的搭建了网上申报系统、校园总览系统、协同办公系统、项目进度管理系统、项目合同管理系统、投资管理系统、文档管理系统。一期已推广使用网上申报系统、校园总览系统、协同办公系统。对使用过程中发现的问题进行了反馈,并及时进行了修正。

网上申报系统的正式运行,提高了基建修缮处及相关二级机构的工作效率,避免单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章大大提高了审批时间。通过严谨的条件控制使申报项目时更加便利,避免重复项目的申报,历史未批复项目自动生成次年项目的转换问题。目前北京工业大学2018年改造项目申报工作及三年改造项目计划工作通过基建项目管理信息系统顺利完成。

校园总览系统的建设完成,使院校领导更加直观的体验基建修缮处的工作内容。无需安装任何专业工具,通过浏览器就可以查看各院校的建筑物建、道路、管线等建造修缮详细信息。

通过网上申报系统、校园总览系统、协同办公系统的正式运行,实现了基建项目管理信息系统的建设目标。

四、系统安全认证

信息化建设管理中心采用第三方公司“盛邦安全公司”的态势感知预警平台对基建项目管理信息系统进行漏洞扫描,共检测出WEB漏洞3个。其中高风险:0个,中风险:2个,低风险:1个,信息:0个。

通过对上述漏洞分析并解决此漏洞后进行自评估,总的来看,对目前常见的:WEBSHELL、弱口令、SQL注入、URL信息注入漏洞都不存在基建项目管理信息系统中,并且基建项目管理信息系统也不存在网站木马、钓鱼病毒。

五、系统验收过程

1.  验收资料

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-需求分析报告

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-设计报告

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-配置手册

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-操作手册

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-培训表

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-使用意见

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-运维方案

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-保修方案

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-测试报告

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-正式运行确认单

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-总结报告

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-建设总结报告

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-信息安全评估报告

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-试运行概述

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-应急预案

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-性能测试报告

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-初验报告

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-初步验收会会议纪要

16内涵发展定额-基建项目管理信息系统-终验报告

2.  验收过程

1)  召开初步验收会。汇报基建项目管理信息系统建设过程,接受信息化建设管理中专家老师质询。

2)   根据初验会决议对存在的问题进行整改,并提交满足验收要求的电子版验收资料到信息化建设管理中。

3)   打印所有验收资料一式两份并签章,提交信息化建设管理中。

4)   所有签章的验收资料转PDF格式文件提交信息化建设管理中。

 

广东工业大学基建信息化纪实管理

 

一、广东工业大学简介

广东工业大学由原广东工学院、广东机械学院和华南建设学院(东院)于1995年6月合并组建而成,学校已有近60年的办学历史,是一所以工为主、工理经管文法艺结合的、多科性协调发展的省属重点大学。是广东省高水平大学重点建设高校。

学校坐落在中国南方名城广州,地理位置优越,校园占地总面积3348亩,拥有东风路、大学城、番禺、龙洞、沙河等多个校区。大学城校园突出工科特色,多个学科相互促进协调发展,创设多个协同创新科研平台。东风路校区突出艺术创意和社工服务氛围的营造,建设设计创意园和成果展示馆。龙洞校区突出管理学与理学氛围的营造,打造环境优美、恬静怡人的花园式校园。

目前,学校共设有19个学院,4个公共课教学部(中心),5个博士后科研流动站,5个一级学科博士学位授权点,27个二级学科博士学位授权点,20个一级学科硕士学位授权点,88个二级学科硕士学位授权点(含MBA),11个学科教授评审权,3个省攀峰重点学科一级学科,7个省优势重点学科一级学科,5个省特色重点学科二级学科,有工程硕士(17个领域)、工商管理硕士、工程管理硕士、会计硕士、翻译硕士5种硕士专业学位授予权,同时具有同等学力人员申请硕士学位授予权。学校现有83个本科专业,自2014年起,所有本科专业均在广东省普通高等学校第一批本科录取批次招生。机械、信息、材料、化工四个学科为广东省“211工程”三期重点建设学科。2012年以来,工程学科位居ESI世界排名前1%行列。

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二、基建纪实管理规划

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三、基建信息化的成果

1、项目立项

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2、项目资金

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3、项目合同情况

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4、项目工作纪实

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5、工作纪实登记

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6、项目纪实报表

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7、项目文档归档

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四、基建信息化的总结 

一个实用、信息共享的项目管理信息系统对提高基建工作效率和管理水平、提高项目管理过程的可控性,具有重大的意义。

解决一个跨区域项目管理、跨部门的联合协作和审批、全电子化工作的高效率环境,充分的解放人力,让有限的人力发挥最大的工作效率。

严谨的项目投资控制管理对学校从基建廉政风险防范工作管理要求出发,建立规范、透明的基建工程信息化管理系统同时达到良好的社会效益。

1、显性效益

★ 提供多层次、多角度的信息,既有主管领导所关心的宏观总体分析,也有基建处、发展规划处、财务处、国有资产管理处等需要的详细情况;

★ 对投资,进度等关键业务从计划、实际角度进行全方位、放大镜穿透式关联查询,全面掌握其计划与实际情况;

★ 数据更加直观化;提高资源的有效利用率;项目会议明显减少;

★ 防止变更黑洞、项目成本可降低1~3%;保障项目工期和质量。

2、隐性效益

★ 为各层次的管理者提供了一种“标准的沟通语言”;

★ 真正使复杂多变的项目投资过程变为可控制的过程;

★ 真正实现动态控制,对工期/投资进行动态预测和快速调整;

★ 项目跟踪与控制能力因信息水平的改善而提高;

★ 从宏观的角度实现多项目管理,实现对多项项目投资、进度、质量的关键把控,满足高层领导对基建处所有项目的宏观整体分析管控;

★ 对项目状态的掌握更加及时准确;

★ 为项目决策人随时提供多方面、科学的项目评估和风险分析的数据支撑。

3、审计效益

★ 全方位的应付学校、财政、政府审计工作;

★ 全过程的应付学校、财政、政府审计工作;

★ 节省大量审计过程中的人力和时间成本。

 


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